Päivitetty viimeksi 25.4.2023
1. Rekisterinpitäjä
Jyväskylän Veneseura ry, PL 64, 40101 Jyväskylä, jäsenrekisteriä ylläpidetään Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n (SPV:n) Suuli jäsenrekisterijärjestelmässä. Lisätietoa Suulista, mukaanlukien henkilötietolain (523/99) 10§ mukainen henkilörekisteriseloste, löytyy SPV:n verkkosivuilta, www.spv.fi.
Seuran jäsenistön yhteystietoja ylläpidetään myös Procountor taloudenhallintajärjestelmässä laskutuksien hoitamista varten. Lisätietoa Procountorin tietosuojaseloste löytyy: https://procountor.fi/tietosuojaseloste/
Yhdistyksen rekisteriasioista vastaava henkilö: Marjo Oinonen, jvs (ät) jvs.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten. Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää seuran toiminnan ja kilpailutoiminnan toteuttamiseksi. Tietoja käytetään sähköiseen tapahtumien osallistujien ja sataman käyttäjien rekisteröintiin, jäsenviestintään, markkinointiin, analysointiin ja tilastointiin ja toiminnan toteuttamiseen sekä kehittämiseen.
3. Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä
Jäsenrekisteriin rekisteröityjen ryhmä on Jyväskylän Veneseura ry:n jäseneksi hyväksytyt henkilöt. Rekisteröidyistä merkitään rekisteriin yhdistyslain vaatimat tiedot ja muita yhteydenpitoon ja yhdistyksen toimintaan tarvittavia tietoja, kuten nimi, osoite, kotipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tiedot maksetuista jäsenmaksuista. Lisäksi rekisteriin merkitään tiedot jäsenen rekisteröidystä veneestä sekä venepaikasta seuran satamassa.
Jäsenrekisterin ylläpidossa Jyväskylän Veneseura ry on yhteisrekisterinpitäjä Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n (SPV) kanssa. SPV voi käsitellä ja täydentää samoja rekisteriin tallennettuja henkilötietoja ja veneiden tietoja. Henkilötietoihin voidaan liittää muiden muassa erilaisia pätevyystietoja, koulutustietoja ja luottamustehtävätietoja. Myös veneisiin liittyviä tietoja voidaan täydentää tai tulla täydentämään tulevaisuudessa muiden muassa kilpailutiedoilla, mittaus- tai muilla teknisillä tarkastustiedoilla, katsastustiedoilla varsinaisen rekisteriseuran ulkopuolella tehdyistä katsastuksista ja muilla tiedoilla, jotka eivät synny jäsenseuran kautta.
SPV:n jäsenrekisterin lisäksi yhdistys tallentaa henkilötietoja seuraavissa tapauksissa omiin tiedostoihinsa:
- Kilpailutoiminnan tulospalvelua ja tilastointia varten Jyväskylän Veneseura tallentaa toistaiseksi osan kilpailujen tulostiedoista (veneen päällikön ja miehistön nimet, veneen nimi ja rekisteritunnus, veneluokka, tasoitus, tasoitukseen vaikuttava varustus, seura, purjehdittu aika, tasoitettu aika).
- Juurikkasaaren kotisataman toiminnan mahdollistamiseksi tallennetaan tietoja veneistä, venepaikoista ja vartiovuoroista. Rekisteröidyistä merkitään rekisteriin nimi, veneen nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tiedot poistetaan seuraavan purjehduskauden alkaessa.
- Talkoiden ym. toiminnan järjestämiseksi voidaan jäsenen nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kulloisenkin tehtävän kannalta tarpeelliset tiedot tallentaa ilmoittautumisrekisteriin. Tiedot poistetaan viimeistään seuraavan purjehduskauden alkaessa.
- Painetussa vuosikirjassa voidaan julkaista seuran jäsenluettelo, josta käy ilmi jäsenen nimi ja jäsenluokka, venerekisteriin merkityt katsastetut veneet sekä Juurikan laituripaikan haltijoiden venepuhelinluettelo. Näitä tietoja ei julkaista sähköisessä muodossa.
4. Mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Sääntöjen mukaan yhdistyksen henkilöjäsen merkitään seuran jäsenrekisterin lisäksi Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n jäsenrekisteriin. Suomen Navigaatioliiton jäsenkelpoisuuden täyttävä jäsen merkitään hänen halutessaan lisäksi Suomen Navigaatioliiton jäsenrekisteriin. Yhdistyksen hallitus voi niin harkitessaan luovuttaa tietoja veneilyyn liittyviin tutkimustarkoituksiin. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muihin tarkoituksiin.
Tietoja luovutetaan vain sellaisiin kolmansiin maihin, jotka EU:n komissio on hyväksynyt riittävän tietosuojatason maiksi. Lista hyväksytyitä maista löytyy osoitteesta https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data- protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en.
5. Tietojen säilytysaika
Säilytämme jäsentemme tietoja niin kauan, kun heillä on voimassa oleva jäsenyys yhdistyksen kanssa. Poistamme kohtuullisen ajan kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden jäsenyys yhdistyksissä on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.
Edellä mainituista ajasta poiketaan, jos tietojen säilyttämiselle on jokin lakisääteinen velvollisuus (esim. työlainsäädäntöön, kirjanpitolakiin tai verotukseen liittyvä määräaika).
6. Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Jokaisella tietoja käsittelevällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joita käyttämällä hän pääsee käsittelemään tietoja. Rekisteriä käyttävien henkilöiden käyttöoikeudet on rajattu henkilön tehtävien mukaan. Henkilötiedot säilytetään sähköisessä muodossa Traficom:n hyväksymällä versiolla VeraCrypt salausohjelmaa luodulla salattuna pakettina Google Drive -palvelimilla. Vain jäsenrekisteriä käyttävillä henkilöillä tiedossa yhteiskäyttöinen salasana, jolla salatun paketin tietoihin pääsee käsiksi. Rekisteristä otetaan säännönmukaisesti varmuuskopiot.
Seuran toimihenkilöt sekä rekistereiden ylläpidosta vastaavien palveluntarjoajien ja yhteistyökumppaneiden henkilöstö voi käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden tehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ovat jäsenten yhdistykselle itsestään antamat tiedot ja jäsenmaksujen maksamisen yhteydessä rekisteröityvät tilitapahtumat.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti (kirjeenä tai sähköpostilla) seuran rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä vastaavasti kuin edellä rekisterin pitäjälle.
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.